søndag 13. juni 2021 | Tilbakemelding

Fire faser feedback

Vi har strevd med å gi gode tilbakemeldinger i tusenvis av år, uten påtagelig fremgang. Spør du folkene dine om de får gode tilbakemeldinger på jobben, vil de fleste - fremdeles - svare nei.

Det vanskeligste med å gi gode tilbakemeldinger er å balansere det ulne mot det spesifikke. Norske ledere heller ofte over i det ulne. De tror de har gitt en tilbakemelding, men medarbeideren trodde det bare var småprat. Færre er overtydelige, og sender medarbeiderne rett i skyttergraven.

Hjernens følelsessenter, amygdala, skanner kontinuerlig omgivelsene for mulige trusler. I vår tid, hvor verken løver eller krokodiller er noe vi trenger å frykte i det daglige, er trusler først og fremst noe som fremkommer i kommunikasjon og sosialt samspill.

Når du skal gi en medarbeider en tilbakemelding er faren derfor stor for at vedkommende raskt oppfatter at her er det en trussel. Reaksjonen er tilbaketrekning. Din motreaksjon er å bli mer ullen. Plutselig hører du deg selv bruke mange fyllord … eh, liksom, på en måte … og situasjonen deeskalerer.

Men uten løsning.

Det finnes gode oppskrifter på god feedback. En av de mest brukte presenterer LeeAnn Renninger på en utmerket måte i denne TED-videoen. Hun deler den gode feedback-samtalen inn i fire faser:

1 Få et «mikro-ja». God feedback starter med et kort, men betydningsfullt spørsmål som varsler den andres følelsessenter om at det er en tilbakemelding på vei. Det kan være «har du fem minutter til å snakke om hvordan den siste praten vår fungerte?» eller «jeg har noen ideer om hvordan vi kan forbedre ting. Vil du høre?». Mikro-ja-spørsmålet slår an takt og tone samtidig som det er et «salgstricks». Motparten får et valg og kan si ja eller nei, og føler dermed at han eller hun har et snev av kontroll.

2 Harde fakta. Nå handler det om data. Her skal du være spesifikk på hva du så eller hørte, og du skal rense bort alle ord som ikke er objektive. Unngå generaliseringer som at «du går så lett i forsvar» eller «du kunne være mer pågående». Gode tilbakemeldinger omformer disse generaliseringene til harde data. «Jeg kan ikke regne med deg» blir «vi avtalte at den eposten skulle være hos meg før klokken 11, men jeg har ikke mottatt den». 

Data er også viktig hvis du skal gi positiv feedback. Heller enn «bra jobbet» vær spesifikk på hva du vil forsterke eller dempe hos den andre. «Måten du så folk rett i øynene da du presenterte salgsrapporten gjorde at tilliten de har til deg ble enda større.»

3 Effekt. Den tredje fasen handler om effekten av dataene du har pekt på. Et eksempel er den positive feedbacken i punkt 2 over, eller hvis det er negativ feedback: «Jeg trengte den mailen for å kunne gjøre bli ferdig med min del av prosjektet.» Hensikten med å løfte frem effekten er å trekke en rød tråd fra årsak til virkning, fra aksjon til reaksjon. 

4 Utsjekk. Den siste fasen er et spørsmål for å avsjekke om og hvordan tilbakemeldingen har landet. Du kan spørre noe á là «hva tenker du om dette?» eller «hvordan syns du vi skal håndtere dette om det oppstår igjen?».

Som leder har du et press på deg for å gi feedback. Det kan være ubehagelig, men det er jobben din. Like viktig, enten du er leder eller medarbeider, er det å ta i mot, og aktivt oppsøke feedback. Ikke vent til noen kommer og gir deg den med et småskummelt spørsmål som i fase 1, men oppsøk den og bruk den til læring.

Kommende arrangementer:

Litt klokere

Hvordan ri en død hest?

Hvordan ri en død hest?

Det nytter visstnok ikke å bære havre til en død hest. Her er noen populære alternative strategier.

Det magiske spørsmålet som gjør motgang til medgang

Hvis flere valgte nysgjerrighet fremfor å gå i skyttergravene kunne netthets, familiekonflikter og valgkamp gå fra destruksjon til konstruksjon.

Fransk nettskyplan

Frankrike vil lagre sensitive data med amerikansk skyteknologi